Оформление нового сотрудника: шпаргалка для бухгалтера
Дата публикации: 18/10/2016
Новый кадр успешно
прошел собеседование с директором. Пришло время оформить его трудоустройство.
Прежде чем, принять работника убедитесь, что все необходимые документы у него в
наличии:
- паспорт,
- трудовая книжка (если
гражданин дебютирует в роли сотрудника предприятия, заводится новая трудовая
книжка),
- свидетельство ИНН,
- СНИЛС — «зеленое»
страховое свидетельство,
- документы об
образовании,
- военный билет (в
отношении военнообязанных граждан),
- медсправка (в ряде
случаев).
Грамотное оформление
сотрудника в штат позволит избежать проблем при проверке трудовой инспекцией. В
экстренных ситуациях Вы всегда можете заручиться поддержкой специалистов.
Шаг первый: проверяем
заявление
Заявление о приёме на
работу — основание для оформления сотрудника. Проверьте, стоит ли на заявлении
подпись, виза руководителя организации и кадровой службы.
Шаг второй:
составляем трудовой договор
Трудовой договор
устанавливает трудовые отношения между работником и работодателем. Контракт
составляется в 2-х экземплярах (один —
отдается на руки сотруднику, второй — помещается в его личное дело).
Большинство
организаций принимает сотрудников с оформлением трудовой книжки и заключением
срочного или бессрочного трудового контракта.
Проверьте,
зафиксированы ли в трудовом договоре обязательные условия:
- место работы
(наименование работодателя),
- функционал по
должности в соответствии со штатным расписанием,
- дата начала работы,
срок действия срочного договора. Самая распространенная формулировка срочного
трудового договора — «на время декретного отпуска». Помните: если в трудовом
договоре не прописан срок его действия, такой договор автоматически считается
бессрочным, а сотрудник — принятым на постоянную работу.
- условия оплаты труда,
- режим рабочего
времени и времени отдыха,
- компенсации за работу
с вредными и (или) опасными условиями труда,
- условия труда на
рабочем месте,
- характер работы —
разъездной и др. (если это подразумевает должность),
- условие об
обязательном социальном страховании,
- другие условия
согласно действующего Законодательства.
Кроме трудового
договора возможно заключение договора о неразглашении коммерческой тайны,
договора полной/частичной материальной ответственности.
Шаг третий:
регистрация договора
Номер и дата
трудового договора (а также дополнительных договоров с сотрудником, если
таковые имеются) фиксируются в журнале учета. Запись должна содержать номер,
дату документа, ФИО работника, структурное подразделение, занимаемую должность,
срок действия договора, подпись сотрудника (о том, что экземпляр договора был
выдан ему на руки).
Шаг четвертый: приказ
о приёме
В течение 3-х дней
после заключения договора оформляется приказ о приёме на работу нового
сотрудника. Приказ оформляется по унифицированной форме Т-1. В обязательном
порядке в приказе фиксируются: дата поступления на работу, условия приёма,
должность и подразделение, оклад, испытательный срок.
Подпись сотрудника,
свидетельствующая о том, что он ознакомился с текстом документам, в приказе
обязательна. Приказ регистрируется в журнале приказов.
Шаг пятый:
должностная инструкция
К сожалению, многие
работодатели игнорируют необходимость ознакомления сотрудника с должностной
инструкцией. Как показывает наш опыт аудита охраны труда, данное нарушение
является очень распространенным.
В письме Роструда от
31.10.2007 №4412-6 должностная инструкция рассматривается как один из важнейших
документов кадрового учета. Ссылка на документ должна быть указана в трудовом
договоре.
Должностная
инструкция может оформляться отдельным документом или в форме неотъемлемой
части договора — приложением к нему. Подпись сотрудника, свидетельствующая о
том, что он ознакомлен с документом, обязательна.
Шаг шестой: трудовая
книжка
В течение пяти дней
после заключения трудового договора, но не раньше оформления приказа о приёме
на работу, производится соответствующая запись в трудовой книжке.
Шаг седьмой:
регистрация трудовой книжки в книге учёта
Согласно п. Правил
ведения и хранения трудовых книжек, трудовые книжки и вкладыши подлежат учету.
Постановление №69 Минтруда РФ от 10.10.2003
утверждает следующие обязательные книги:
- книга учёта движения
трудовых книжек,
- приходно-расходная
книга по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
Пункт 41 Правил
ведения трудовых книжек описывает правила их составления (они весьма
консервативны). Книги должны быть пронумерованы, сшиты и заверены печатью и
подписью руководителя предприятия.
Шаг восьмой:
заполнение личной карточки сотрудника
Личная карточка —
необязательный документ кадрового учета. Однако во избежание рисков
предъявления контролирующими инстанциями претензий на практике работодатели
продолжают применять ранее утвержденные Госкомстатом формы, в том числе личную
карточку формы Т-2.
Шаг девятый: учёт
рабочего времени
Частью 4 ст. 91 ТК РФ
установлена обязанность работодателя по ведению учета отработанного работниками
времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля (№Т-12 и №Т-13)
(утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1).
Составленный табель
подписывается главой предприятия, специалистом кадрового отдела и передается в
бухгалтерию. Заполненный и подписанный табель
основание для начисления заработной платы работнику.
Ведение кадрового учета в полном соответствии с
нормами законодательства — трудоемкая задача. Ввиду отсутствия полноценной
кадровой службы, ее выполнение нередко накладывают на бухгалтеров. О
целесообразности такого расширения функционала судить руководителям фирм.
Проверить состояние кадрового учета на предприятии и подготовиться к плановой
проверке трудовой инспекцией поможет профессиональная
постановка охраны труда на предприятии.
