Порядок передачи дел главному бухгалтеру: основные рекомендации
Дата публикации: 22/11/2016
При
передаче дел новому главному бухгалтеру мы рекомендуем действовать пошагово.
- Знакомство
с должностной инструкцией и приказом о передаче дел.
- Инвентаризация
имущества и обязательств.
- Проверка
состояния учета и отчетности.
- Приемка-передача
документов и получение пояснений от прежнего главного бухгалтера.
- Подписание
акта приема-передачи дел.
Алгоритма
стоит придерживаться новому главбуху, уходящему главному бухгалтеру и
руководству организации.
1.
Знакомство с должностной инструкцией и приказом о передаче дел.
Новый
сотрудник должен обладать четкими представлениями о будущих должностных
обязанностях, знать их рамки, чтобы верно организовать последующую работу.
Передача
дел начинается с оформления соответствующего приказа. В приказе следует
указать:
- ФИО
принимающей и передающей стороны;
- причину
реализации передачи дел;
- сроки
проведения (целесообразно фиксировать двухнедельный срок);
- ФИО
ответственных за передачу лиц (прописать отдельно — при созыве комиссии
ответственным лицом должен быть назначен председатель);
- состав
комиссии и председателя комиссии по передаче дел (в состав могут входить
специалисты службы безопасности, аудиторского отдела, руководители
подразделений и т.д.).
2.
Инвентаризация имущества и обязательств.
Результаты
инвентаризации прикладываются к акту приема-передачи дел.
3.
Проверка состояния учета и отчетности.
Проверка
текущего состояния отчетности и учета начинается с проверки наличия:
- уставных
и регистрационных документов;
- учетной
политики;
- «первички»;
- регистров
учета (бухгалтерского и налогового);
- бухгалтерских
справок;
- бухгалтерских
и налоговых отчетов;
- отчетов
по фондам;
- актов
сверок с налоговой инспекций, в т.ч., актов, составленных по итогам проверок;
- инвентаризационных
описей;
- кассовых,
банковских, платежных документов;
- кадровых
документов;
- должностных
инструкций по сотрудникам бухгалтерской службы;
- документов,
устанавливающих право подписи на «первичке».
Документы
прошиваются. Составляется опись. При отсутствии какого-либо документа делается
соответствующая запись в акте приемки-передачи.
Как
правило, в период приема-передачи документов от главбуха к главбуху, провести
полноценный анализ состояния учета и отчетности не представляется выполнимым.
Если нет возможности заручиться поддержкой аудиторов и проконсультироваться по спорным
вопросам, реализуйте необходимый минимум:
- проанализируйте
учетную политику за текущий период и два предшествующих года;
- оцените
правильность формирования финансового результата;
- проверьте
правильность исчисления налогов и взносов за предыдущий период;
- проведите
выборочную проверку первичных документов;
- ознакомьтесь
с заключениями аудиторов.
За
критерий выборочного анализа возьмите крупные суммы, на которые были проведены
хозоперации.
4.
Прием-передача документов и получение пояснений от прежнего главного
бухгалтера.
На
этом этапе необходимо сопоставить количество и перечень получаемых документов с
указанным в описи. Пояснения необходимо получить сразу же и по существу,
опираясь на результаты выборочной проверки. Пояснения прежнего главного
бухгалтера могут касаться взаимодействия с контрагентами, налоговыми органами,
аудиторскими организациями, внутренними подразделениями.
5.
Подписания акта приема-передачи дел.
Акт
приема-передачи — важнейший итоговый документ процедуры. В нем в полной мере
должно отражаться состояние передаваемых дел. Отразите в нем как можно больше
информации, собранной и обработанной в ходе процедуры. От полноты и
правильности этого документа зависит качество работы главного бухгалтера в
новой должности.
Акт
допускается составлять в произвольной форме, однако целесообразно отразить в
нем:
- ФИО
принимающей и передающей стороны;
- дату
передачи дел (обязательно);
- период,
за который осуществлена передача дел;
- реквизиты
приказа, на основании которого проводилась передача;
- подробная
опись документов;
- серии
и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой
отчетности;
- перечень
утерянной (отсутствующей) документации;
- перечень
неточностей, ошибок, выявленных в отчетности;
- количество
переданных печатей и штампов;
- последнее
аудиторское заключение;
- характеристику
бухгалтерского и налогового учета (здесь можно прописать организацию бухучета,
учет денежных и основных средств, учет материально-производственных запасов и
нематериальных активов, состояние учета на других участках, налоговой и
финансовой отчетности, хранения документов на предприятии и т.д.).
Как видно из обзора, передача
дел от прежнего главного бухгалтера новому, — трудоемкий процесс, способный
отнять немало времени и сил. А ведь помимо него придется заниматься своими
непосредственными служебными обязанностями. Чтобы процедура прошла гладко и
оперативно, воспользуйтесь услугой
бухгалтерского сопровождения. Мы готовы
помочь обеим сторонам процесса.
